Як керувати своїм часом щоб все встигати?

В умовах сучасного світу, де інформація надходить до нас із неймовірною швидкістю, а робочі та особисті завдання потребують постійної уваги, ефективне управління часом стає не просто корисною навичкою, а життєвою необхідністю. Нездатність впоратися з потоком справ призведе до серйозних наслідків: хронічного стресу, вигорання, погіршення здоров'я, конфліктів в особистому, професійному житті. Ба більше, в епоху віддаленої роботи, постійної доступності через цифрові пристрої управління часом набуває нового значення.

Правильна організація часу дає змогу підвищувати особисту продуктивність, покращувати якість життя, знаходити час для відпочинку, а також досягати поставлених цілей із меншими витратами сил, ресурсів.

Якщо ви постійно перебуваєте в стані «завжди на зв'язку», перевіряєте робочу пошту, соціальні мережі, месенджери навіть у неробочий час.

Якщо ваші робочі справи стають комплексними, багатозадачними. Ви виконуєте кілька проєктів одночасно, прагнучи встигнути в стислі терміни.

Тема, як керувати часом, щоб усе встигати - ваш виклик?

Що говорить статистика про управління часом?

Сучасні дослідження підтверджують, що брак часу, високий рівень стресу, управління часом є значними проблемами для багатьох людей:

➢ За даними Міжнародної організації праці, близько 50% працівників по всьому світу відчувають високий рівень стресу, пов'язаного з роботою. Однією з основних причин цього стресу є перевантаженість, брак часу для виконання робочих обов'язків, відсутність поняття, як розпоряджатися часом.

➢ Дослідження Gallup 2022 року показало, що 44% американців почуваються постійно перевантаженими, відчувають стрес через брак часу. Причому жінки частіше стикаються з цим явищем, ніж чоловіки.

➢ Згідно з дослідженням Американського інституту стресу, понад 70% людей регулярно відчувають фізичні, психологічні наслідки стресу. З них 33% стверджують, що живуть у постійному стресі, а 48% визнають, що стрес негативно впливає на їхнє життя. Ефективне управління часом значно змінило б цю статистику.

➢ Європейське агентство з безпеки та гігієни праці зазначає, що близько 25% працівників у Європейському Союзі стикаються з проблемами, пов'язаними з нестачею часу, перевантаженістю на роботі. Правильна організація часу тут відсутня. Це призводить до збільшення кількості випадків вигорання, інших проблем із психічним здоров'ям.

Наслідки невміння структурувати й управляти своїм часом:

Ці дані підкреслюють важливість проблеми, необхідність пошуку ефективних методів як управляти часом.

Якщо ви не володієте секретами, як розпоряджатися часом, можете спостерігати в себе негативні наслідки:

➢ Постійна нестача часу, неможливість впоратися з потоком завдань призводить до хронічного стресу.

➢ Невміле управління часом призводить до порушення режиму сну. Нестача сну, своєю чергою, негативно впливає на фізичне здоров'я, знижуючи загальну працездатність, збільшуючи ризик розвитку хронічних захворювань.

➢ Хронічна перевтома, нераціональне управління часом призводять до професійного вигорання, зниження ефективності на роботі. Ви - емоційно виснажені, цинічні.

➢ Постійне відчуття браку часу, неможливості виконати всі справи викликає тривожність, депресію - ви відчуваєте почуття безвиході, безпорадності.

➢ Нездатність, як керувати часом, негативно впливає на самооцінку - ви сумніваєтеся в собі, відчуваєте себе неуспішним.

Окреслимо основні підходи, як організувати свій час

• Основа продуктивності - тайм-менеджмент
• Ефективна постановка цілей
• Пріоритизація видів діяльності
• Правильна організація часу
• Управління відволіканнями, прокрастинацією

Розглянемо базові техніки планування та управління часом

● Постановка цілей (SMART)
- Ви хочете поліпшити фізичну форму. Замість загальної мети «займатися спортом» - ставите мету за принципом SMART: «Займатися спортом 3 рази на тиждень по 30 хвилин протягом наступних 3 місяців». Як бачите, способи управління часом допомагають зосередитися, відстежувати прогрес.

● Метод «Помідора» (Pomodoro Technique). Це техніка для мінімізації відволікань (техніка Pomodoro, метод блокування часу).

● Розстановка пріоритетів за допомогою матриці Ейзенхауера: ви не витрачаєте час на менш важливі завдання.

● Техніка «Потужна година» (Power Hour)
- Ви виділяєте одну годину на день на роботу над найважливішим проектом без відволікань. Таке управління часом гарантує, що ви щодня робите значний прогрес у важливих справах.

● Правило 2-хвилин (Two-Minute Rule) - якщо завдання займає менше двох хвилин, виконайте його негайно.
- Ви бачите, що вхідні листи в електронній пошті накопичуються. Застосування правила 2 хвилин дає змогу швидко обробити, відповісти на короткі листи, не відкладаючи їх на потім, що підтримує порядок у поштовій скриньці.

● Щоденне та тижневе планування
- Щовечора ви плануєте завдання на наступний день, а наприкінці тижня аналізуєте свої досягнення, плануєте на наступний тиждень.
- Ви використовуєте додаток для управління справами, щоб відстежувати всі свої обов'язки, не забуваєте, як організувати свій час.

● Передача справ іншим - делегування
- Ви керуєте командою. Делегування справ своїм підлеглим, правильна організація часу - можливість зайнятися стратегічно важливими справами.

● Тайм-трекінг
- Аналіз даних, отриманих додатком, допомагає вам виявити, як розпоряджатися часом, оптимізувати свої робочі процеси.

● Техніка ABC
- Перед вами план справ, ви не знаєте, з чого почати. Використовуючи техніку ABC, ви розставляєте пріоритети, спочатку - критично важливі цілі (категорія A), потім важливі, але нетермінові (категорія B), в останню чергу - менш важливі (категорія C).
- Ви виявляєте, що вас часто відволікають повідомлення на телефоні. Відключивши їх під час роботи, ви знижуєте кількість відволікань, збільшуєте свою продуктивність.

Ці приклади демонструють, як методи управління часом можуть допомогти вам ефективніше справлятися зі справами, досягати цілей, підтримувати високий рівень продуктивності.

Практичні рекомендації як управляти часом:

➢ Мінімізуйте відволікаючі фактори: вимикайте сповіщення, створіть робочий простір.

➢ Встановіть регулярні рутини, як організувати свій час.

➢ Керуйте енергією. Враховуйте свої біоритми, плануйте складні завдання на найбільш продуктивний час дня.

➢ Регулярно відпочивайте. Правильна організація часу - висока продуктивність.

Управління часом - спосіб уникнути стресу, перевантаженості, шлях до кращого фізичного, психічного здоров'я. Розвиток цих навичок, як керувати часом, сприяє особистісному зростанню, покращує здатність справлятися з несподіваними викликами та змінами.

В умовах сучасного ритму життя ефективне управління часом стає невід'ємною частиною підтримання фізичного, психічного здоров'я, а також досягнення успіху в різних сферах життя.

До нових зустрічей. З повагою Дмитро Потєєв.

Інші корисні статті:

• Як перестати метушитися і не поспішати?
• На що витрачати час життя? Коло впливу та коло турбот
• Як прибрати хаос у голові та в житті?
• Немає задоволення життям. Що робити?