Як підвищити ефективність та продуктивність або як себе самоорганізувати?

Якщо подивитися на сучасну людину, неважко помітити, що швидкість і складність справ, з якими зараз потрібно справлятися в житті, кратно зросла з тим обсягом справ, які потрібно було виконувати ще 50 років тому.

Люди поспішають, але не встигають. Життя середньої людини заповнюють різні месенджери, соц. мережі, електронна пошта та ще десятки відволікаючих факторів, які щодня завдають нищівних ударів по ефективності та продуктивності. Тим часом, особиста ефективність та продуктивність – це і є запорука успіху, саме від них залежить рівень та якість Вашого життя.

На добу всього 24 години. Успіх - це еквівалент того, що ви встигнете зробити за цей час. Тому багато хто мріє про 25-му і 26-му годинах на добу. Але, щоб досягти успіху, не обов'язково міняти природний хронометр. Досить переглянути свій підхід до роботи саме цим у цій статті ми й займемося:

 - Гра має коштувати свічок. Не варто витрачатися на безглузді та неважливі справи. Уявіть, скільки часу у вас з'явиться, якщо ви виключите зі свого графіка рутинні та нікому не потрібні завдання.

- робота на результат. Яка ваша ціль? Чого ви хотіли б досягти до кінця року? Дивно, але мало хто може чітко відповісти на ці питання. Визначтеся, чого ви хочете (запустити стартап, отримати підвищення, збільшити заробіток тощо) та впевнено йдіть до поставленої мети, приділяючи роботі над нею не менше трьох годин на день.

- Чистота робочого простору. Наведіть лад на робочому місці. Захаращений робочий стіл заважає вам зосередитись, адже в атмосфері хаосу складно фокусувати свою увагу на деталях майбутньої роботи. Упорядкуйте папір і винесіть в архів непотрібні папки. Це допоможе вам систематизувати свої думки та ефективно виконати поставлене завдання.

- стан потоку. Концепцію потоку розробив професор психології Міхай Чіксентміхайі. Згідно з його дослідженнями, стан потоку настає, коли завдання одночасно складне, але вирішуване та цікаве. Якщо справа, яку потрібно зробити, занадто складна, ви не знаєте, як до нього підступитися, то вас охоплює тривога. Якщо, навпаки, завдання дуже легке, вам стає нудно, навіть не хочеться братися.

Щоб працювати стан потоку знайдіть затишне місце (кабінет або кафе неподалік офісу – не важливо) і з головою пориньте в процес. При цьому однотипні завдання слід групувати разом та вирішувати їх блоками.

- Однозадачність. Багатозадачність не підвищує, а знижує особисту ефективність. А навпаки:

1 Вона вимотує. Коли цілий день вистачаєш то за одне, то за інше, а результату не бачиш, почуваєшся абсолютно розбитим. Замість задоволення від виконаних завдань – розчарування та стрес.

2 Вона б'є за якістю. Роблячи кілька справ одночасно, висока можливість допустити в одному з них (або в кожному) помилку. У результаті доведеться переробляти і зазнавати збитків (тимчасові, фінансові та інше).

3 Вона руйнує соціальні зв'язки. Що більше потоків інформації, то складніше ними управляти. Якщо ви пишете листа партнеру і одночасно розмовляєте з дружиною по телефону, то не дивуйтеся, коли почуєте від обох, що ви нещирий або неуважний.

Для того, щоб бути більш ефективним, переключайтеся в однозадачний режим.

- Щоденне планування. Робота без конкретної мети - безглузда, тому, перш ніж приступити до неї, складіть план дій на день. Натисніть 15 хвилин, щоб накинути на папір свої поточні завдання, а потім проранжувати їх. Після цього можете сміливо братися до справи, ваші завдання будуть систематизовані, а дії впорядковані. Багато хто сприймає планування, як марну трату часу, але ті, хто користується ним, знають, наскільки воно збільшує професійну продуктивність.

– Правило двох хвилин. Якщо завдання займає менше ніж 2 хвилини, просто зробіть її! Десятки речей, які можна зробити буквально за 2 хвилини, ми відкладаємо на потім, роздмухуючи з них цілу проблему. Винести сміття, відповісти на повідомлення, зателефонувати у довідкову – список двохвилинних справ можна продовжувати до нескінченності. Так, не всі на перший погляд прості завдання займають саме 2 хвилини. Але чим менше ви «збиратиметеся з духом», тим більше часу залишиться безпосередньо на діяльність.

- пріоритетність. На добу не так багато часу, щоб все встигати, тому в роботі важливо розставляти правильні пріоритети. Намагайтеся виконувати найбільш термінові та важливі завдання насамперед.

- інформаційний вакуум. Вимкніть телефон і не перевіряйте вхідні повідомлення у вашій електронній пошті. Якщо ви плануєте розпочати виконання складного завдання, постарайтеся максимально на ньому зосередитися. Захистіть себе від телефонних дзвінків, SMS-повідомлень та електронних листів, що відволікають вашу увагу. Складається враження, що на кожну з цих дій потрібно всього хвилин, але хід ваших думок буде порушено. Тому на виконання основного завдання вам доведеться витратити більше часу та зусиль.

- Дедлайн. Багато хто сприймає «крайні терміни» як щось жахливе, тому що, якщо в них не вкластися, будуть неприємності. Насправді дедлайн прекрасно дисциплінують, а значить, допомагають досягати цілей. Приймаючись за ту чи іншу справу, обов'язково вказуйте час її початку та закінчення. Знаючи термін закінчення роботи, вам буде легше планувати та розподіляти свої сили та час. Але будьте обережні – не ставте дедлайн «із запасом». Пам'ятайте: робота заповнює все відпущений час (закон Паркінсона).

- Відпочинок понад усе. Працювати без перерв можуть лише роботи, та й ті згодом виходять з ладу. Однак багато хто з нас почувається винними, якщо, наприклад, «надто довго» п'ють каву за обідом. Людина не може бути продуктивною на 100% протягом усього дня. Концентрація як м'язи – щоб ефективно працювати, потрібен відпочинок. 15 хвилинна перерва «перезавантажить» ваш мозок, і ви знову будете готові виконувати завдання з належною концентрацією та самовіддачею.

- Дрібна нарізка. Розділіть велике завдання на кілька дрібніших. Виконання складного завдання, як правило, потребує багато часу та зусиль. Щоб впоратися з поставленим завданням було легше, розділіть його на кілька проміжних. Це допоможе рівномірно розподілити ваші сили та на кожному з цих етапів бачити результати від виконаної роботи. Так процес піде швидше!

- Використовуйте технології. Технологічний прорив у минулому столітті значно полегшив можливість виконання більшої кількості завдань за менший час. Тому будьте сприйнятливими до нових тенденцій, пристроїв і програм. Чому б не користуватися джерелом підвищення продуктивності.

- Магія цифр. Ви можете краще проводити ситуацію, коли розумієте її через цифри. Слідкуйте за всіма показниками, які мають значення для Вас. Наприклад, від кількості відпрацьованих годин і складених звітів до продуктивності за годину робочого часу. Використовуйте систему звітності, програмне забезпечення для керування проектами, SharePoint, таблиці спільного використання Google Docs, планувальник або просто дошку для записів, на якій будуть відстежуватися важливі командні показники.

Дотримуючись цих простих рекомендацій Ви можете підвищити свою ефективність і продуктивність, працюючи менше - досягати більшого. Якщо ж ви хочете сформувати власну систему самоорганізації, яка дозволяє лінуватися і не вимагає насильства над собою, в цьому Вам допоможе програма: "Природна самоорганізація".

На цьому все. До нової зустрічі. З повагою Дмитро Потєєв.